ZARZĄDZENIE Nr 3/02 Wójta Gminy Jasionówka
ZARZĄDZENIE Nr 3/02
Wójta Gminy Jasionówka
z dnia 1 marca 2002r.
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w urzędzie.
Na podstawie § 35 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych
( Dz. Urz. Nr 112, poz. 1319) z a r z ą d z a się co następuje:
§ 1. Ustala się instrukcję regulującą organizację i zakres działania archiwum zakładowego oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją a także określającą szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum zakładowego, układ akt, tryb korzystania z tych akt, organizację pracy w archiwum zakładowym oraz zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego , stanowiącą załącznik do zarządzenia .
§ 2. Zobowiązuję Kierowników komórek organizacyjnych do zapoznania podległych pracowników z niniejszą instrukcją.
§ 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
W Ó J T
Lek.med.Elżbieta Kraszewska
Załącznik do zarządzenia Nr..3/02
Wójta Gminy w Jasionówce
z dnia ..1 marca............ 2002 r.
Instrukcja
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy
w Jasionówce.
Rozdział 1 - Postanowienia ogólne.
§1
Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego
w Urzędzie Gminy w Jasionówce, zwanym dalej Urzędem oraz zasady i tryb
postępowania z powstającą w urzędzie, nadsyłaną i składaną do urzędu
dokumentacją.
§2
1. Dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w Urzędzie dzieli się na:
dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład
państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej „materiałami archiwalnymi”.
dokumentację inną niż określona w pkt 1, nie stanowiąca materiałów
archiwalnych, zwaną dalej „dokumentacją niearchiwalną”.
2. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja,
dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy
i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, bez względu na sposób ich
wytworzenia.
3. Odrębnie uregulowane jest postępowanie z dokumentacją tajną.
4. Oznaczenie kategorii dokumentacji:
kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne oznacza się
symbolem „A”,
kategorię dokumentacji niearchiwalnej oznacza się symbolem „B”, z tym że:
symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację
niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb Urzędu oraz dla celów kontrolnych,
symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą
krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę lub do zniszczenia,
symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie
obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe.
5. W szczególnie uzasadnionych wypadkach właściwie archiwum państwowe może
dokonać zmiany kategorii dokumentacji , o której mowa w ust. 4 pkt 2 lit. a, uznając
ją za materiały archiwalne.
§3
Materiały archiwalne („A”) przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres
25 lat; po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.
Dokumentację niearchiwalną („B”) archiwum zakładowe przechowuje przez okresy
ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
Rozdział 2 - Przepisy szczegółowe.
Organizacja archiwum zakładowego.
§4
Archiwum zakładowe stanowi wewnętrzną komórkę organizacyjną Urzędu Gminy
Dokumentacja Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jasionówce przechowywana jest w archiwum zakładowym Urzędu.
§5
Lokal archiwum zakładowego i jego wyposażenie.
Lokal archiwum zakładowego powinien posiadać pomieszczenie służące do
przechowywania materiałów archiwalnych i składowania dokumentacji wydzielonej
na makulaturę lub do zniszczenia.
Prace biurowe mogą być wykonywane przez pracownika obsługującego archiwum
zakładowe w miejscu jego pracy.
Lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, widny, zapewniający właściwą wilgotność w granicach 55 - 65% i temperaturę powietrza w granicach 14 - 18
Metryka strony
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013
FUNDUSZE EUROPEJSKIE - DLA ROZWOJU WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego – Instytucja Zarządzająca RPOWP