Raport pokontrolny

Zespołu Szkolno-Przedszkolnego

w Jasionówce

Kontrola przeprowadzona została w dniach 19-26.03.2010 r. przez Genowefę Pianka - Skarbnika Gminy i Andrzeja Kloza - Sekretarza Gminy, działających na podstawie Zarządzenia Wójta Gminy Jasionówka Nr 199/10 z dnia 18 marca 2010 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Jasionówce oraz upoważnień z dnia 18 marca 2010 r.

I. Zakres kontroli

- wyjaśnienie rozbieżności powstałych w związku z kontrolą przeprowadzoną w dniach
04-15.01.2010 r. w szczególności odnośnie godzin ponadwymiarowych Dyrektora ZS-P oraz ewidencji urlopów, zwolnień lekarskich, delegacji służbowych,

- analiza sprawozdania finansowego jednostki za rok 2009,

- wykonanie zaleceń pokontrolnych zawartych w protokole z ostatniej kontroli.

II. Ustalenia ogólne

Kierownikiem kontrolowanej jednostki od dnia 1 września 2003 r. jest Pan Jacek Kochański, powołany na stanowisko Dyrektora Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Jasionówce Zarządzeniem Nr 32/03 Wójta Gminy Jasionówka z dnia 1 września 2003 r. oraz Zarządzeniem Nr 94/08 Wójta Gminy Jasionówka z dnia 1 września 2008 r. w sprawie przedłużenia powierzenia stanowiska Dyrektora Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Jasionówce. Księgowość budżetową prowadzą:

- Główna księgowa - Pani Łucja Teul - zatrudniona na tym stanowisku od dnia 01.10.2007 r.,

- Pani Teresa Karłuk - zatrudniona na stanowisku specjalisty ds. księgowości, kadr
i administracji od dnia 01.09.2003 r.

Obsługę finansowo-księgową Zespół Szkolno-Przedszkolny prowadzi we własnym zakresie. Kierownik jednostki powierzył na piśmie Głównej księgowej obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości. Zakres czynności przyjęty został i podpisany przez księgową dnia 01.10.2007 r. Kierownik jednostki powierzył na piśmie Pani Teresie Karłuk specjaliście ds. księgowości, kadr i administracji obowiązki w zakresie obsługi kasowej jednostki, spraw kadrowych łącznie z naliczaniem płac, sprawy BHP w zakładzie. Zakres czynności przyjęty został i podpisany dnia 01.09.2003 r.

III. Ustalenia w zakresie ewidencjonowania czasu pracy Dyrektora ZS-P, w tym delegacji służbowych.

Kontrolę rozpoczęto w dniu 19.03.2010 r. Dyrektor nie był obecny w Zespole podczas kontroli. Zgodnie z wyjaśnieniami Wicedyrektora wyjechał do Białegostoku na szkolenie. Zarówno Dyrektor, jak i Wicedyrektor podpisywali listę obecności począwszy od dnia 25 stycznia 2009 r. - również w okresie ferii zimowych. Tym samym Dyrektor i Wicedyrektor nie wykorzystali urlopu w czasie ferii, choć nie otrzymali takiego polecenia (ani zgody) od organu prowadzącego na niewykorzystanie urlopu z powodu wykonywania zadań zleconych przez ten organ lub prowadzenia w szkole inwestycji lub kapitalnych remontów. Zgodnie zaś z art. 66 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.) urlop uzupełniający w ciągu roku szkolnego przysługuje dyrektorowi i wicedyrektorowi szkoły, którzy na polecenie lub za zgodą organu prowadzącego szkołę nie wykorzystali urlopu
w czasie ferii szkolnych z powodu wykonywania zadań zleconych przez ten organ lub prowadzenia w szkole inwestycji albo kapitalnych remontów.

Dyrektor podpisał listę także w dniach 23.02.2010 r. oraz 17-19.03.2010 r., choć wyjeżdżał w tych dniach 23.02. - narada, 17.03 - spotkanie poświęcone egzaminom gimnazjalnym, 18-19.03 - szkolenie. Dyrektor o w/w wyjazdach informował jedynie telefonicznie Sekretarza Gminy - akurat podczas nieobecności Wójta w dniu 22.02.2010 r. (o przebiegu rozmowy poinformowano Wójta) i 16.03.2010 r. (informacja o przebiegu rozmowy przekazana Zastępcy Wójta). Pomimo tego, że Sekretarz prosił Dyrektora o uzyskanie zgody na wyjazd od Wójta
(i uzyskanie wypełnionego i podpisanego przez Wójta polecenia wyjazdu służbowego) oraz tłumaczył, na czym powinno polegać zgłoszenie wyjazdu, Dyrektor stwierdził, że tego nie zrobi. Nie wystąpił o zgodę na w/w wyjazdy i nie otrzymał wypełnionych i podpisanych przez Wójta druków polecenia wyjazdu służbowego. W trakcie kontroli w dniu 24.03.2010 r. Dyrektor tłumaczył, że wyjeżdżając w „delegację” brał „czysty” druk polecenia wyjazdu służbowego, który następnie przedstawiał w miejscu będącym celem podróży w celi uzyskania potwierdzenia pobytu. Druki takie Dyrektor przechowuje w swoim gabinecie, nie przedstawiając ich do rozliczenia. Dyrektor tłumaczył też, że w protokole z ostatniej kontroli otrzymał zalecenie dotyczące zgłaszania wyjazdów służbowych, więc jego zdaniem telefoniczne poinformowanie
o wyjeździe jest wystarczające.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.
w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, środek transportu właściwy do odbycia podróży oraz termin jej trwania. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 22 lutego
2008 r. (I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134) podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania. Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie. W związku z powyższym w/w wyjazdów Dyrektora nie można uznać za podróż służbową, ponieważ nie były odbywane na polecenie ani za zgodą Wójta.

Prowadzona jest ewidencja czasu pracy Dyrektora i Wicedyrektora, ewidencja urlopów, zwolnień lekarskich, delegacji służbowych. Jednakże nie ma wpisów w ewidencji urlopów dla Dyrektora i Wicedyrektora, ponieważ osoby te nie korzystały z urlopów (innych niż wynikające z Karty Nauczyciela), zwolnień (z wyjątkiem Wicedyrektora), brak delegacji Dyrektora
w ewidencji (jak wspomniano wyżej).

Dyrektor i Wicedyrektor dokumentują swoją obecność także w dziennikach lekcyjnych, jako potwierdzenie realizacji zajęć dydaktycznych. Uchwałą Nr VIII/40/03 Rady Gminy Jasionówka z dnia 30 grudnia 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania i rozmiaru zniżek nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkole oraz zasad zwalniania od obowiązku realizacji tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych (Dz. Urz. Woj. Podl. z 2004 r. Nr 4, poz. 116
z późn. zm.) zmniejszono wymiar zajęć dla Dyrektora do 3 godzin tygodniowo. W roku szkolnym 2008/2009 była to 1 godzina lekcyjna w poniedziałki, 1 godzina w czwartki i 1 godzina w piątki. Dyrektor podpisywał też obecność na godzinach ponadwymiarowych, które realizowane były w tych dniach, co godziny tzw. „etatowe”. Sprawdzono w ewidencji godzin do wyliczenia wynagrodzeń - w dniach 9-13 marzec 2009 r. oraz 1-5 czerwiec 2009 r. - w tych tygodniach Dyrektor miał 7 godzin lekcyjnych w tym trzy tzw. „etatowe”. We wtorki i środy Dyrektor nie miał żadnych zajęć lekcyjnych i nie można ustalić jego obecności w pracy. W roku szkolnym 2009/2010 tzw. „etatowe” godziny realizowane są w środy każdego tygodnia - druga godzina lekcyjna oraz w piątki - trzecia godzina lekcyjna i szósta godzina lekcyjna. Poza godzinami etatowymi Dyrektor miał do czasu ostatniej kontroli godziny ponadwymiarowe: we wtorki, w środy, czwartki oraz piątki realizowane w bibliotece (bez zgody organu prowadzącego oraz uprawnień do prowadzenia tych zajęć). Łącznie w tygodniu miał 8 godzin lekcyjnych
w tym 3 tzw. „etatowe”. W poniedziałki nie miał żadnych zajęć lekcyjnych. Ponadto Dyrektor wykazał 5 godzin ponadwymiarowych w dniu 18.10.2009 r. - biegi przełajowe w Mońkach.

W protokole z ostatniej kontroli omyłkowo wyliczono liczbę godzin ponadwymiarowych Dyrektora - zamiast 4 w roku szkolnym 2008/2009 i 5 w roku szkolnym 2009/2010 wykazano odpowiednio 7 i 8 godzin ponadwymiarowych (źle zsumowano godziny z kart godzin Dyrektora).

Jak wyżej wspomniano od dnia 25.01.2010 r. Dyrektor podpisuje listę obecności za każdy dzień, a nie tylko za dni, w których nie ma zajęć dydaktycznych. Sprawdzono Rejestr wydanych delegacji służbowych Zespołu na rok 2009. W całym roku wydano 23 delegacje. Nie ma wpisanej żadnej delegacji na Dyrektora ZS-P (jak wyżej nadmieniono). W rejestrze urzędu gminy wydane są cztery delegacje służbowe na nazwisko Dyrektora (w tym dwie nie zaakceptowane przez Wójta), ale żadna nie została przedstawiona do realizacji. Wynagrodzenie wraz z pochodnymi Dyrektora zaklasyfikowano do działu 801 - Oświata i wychowanie, rozdz. 80110 - Gimnazjum i w tym rozdziale nie było żadnych wydatków związanych ze zwrotem kosztów delegacji służbowych (paragraf 4410). W księgowości znajduje się ewidencja urlopów wypoczynkowych zarówno nauczycieli jak i pracowników obsługi. Każdy pracownik obsługi chcący skorzystać z urlopu wypoczynkowego składa podanie określając w nim termin urlopu i ilość dni. Każde podanie jest zaakceptowane przez dyrektora (pieczęcią oraz podpisem). W ewidencji nie było żadnego podania o urlop Dyrektora szkoły. W 2009 r. Dyrektor złożył podanie o urlop okolicznościowy do Wójta.

Zgodnie z w/w ustaleniami Dyrektor przydzielił sobie godziny ponadwymiarowe (4 tygodniowo w roku szkolnym 2008/2009 i 5 tygodniowo w roku szkolnym 2009/2010) bez zgłoszenia organowi prowadzącemu zmian w arkuszu organizacji szkoły. Naruszył tym samym rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (Dz. U. Nr 61, poz. 624 z późn. zm.) oraz Statut Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Jasionówce. Zgodnie z w/w przepisami arkusz organizacji szkoły, zatwierdza organ prowadzący. Ponadto w roku szkolnym 2009/2010 realizował godziny ponadwymiarowe w bibliotece nie posiadając odpowiednich kwalifikacji do prowadzenia takich zajęć. Wymagane kwalifikacje w tym zakresie określa § 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 12 marca 2009 r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli niemających wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz. U. Nr 50, poz. 400). Z kolei w myśl art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.) w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel może być obowiązany do pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością.

IV. Ustalenia w zakresie sprawozdania finansowego jednostki za rok 2009.

W sprawozdaniu Rb-28S - roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego - za okres od dnia 1.01.2009 r. do dnia 31.12.2009 r., w dziale 801 rozdz. 80104 § 4270 nieopłacony rachunek z dnia 27.11.2009 r. nie jest wykazany w zobowiązaniach wymagalnych - sposób sporządzania sprawozdania Rb-28S reguluje załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r.
w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.). Termin płatności w/w rachunku wynosi 14 dni (zgodnie z umową z dnia 7.01.2009 r.). Rachunek ten nie został opłacony do dnia kontroli. W omawianym przypadku przekroczony został zatem termin płatności o 34 dni (na dzień 31.12.2009 r.) oraz 48 dni (na dzień sporządzania sprawozdania Rb-28S, tj. 14.01.2010 r.). Sprawozdanie nie zostało zatem sporządzone zgodnie ze stanem faktycznym. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.
z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Art. 4a w/w ustawy stanowi, że kierownik jednostki jest zobowiązany do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie. Art. 77 pkt 2 mówi, że zawarcie sprawozdaniu finansowym nierzetelnych danych podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie. Z kolei § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.) mówi, że kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Zgodnie z art. 18 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.) naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest: wykazanie w sprawozdaniu z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania danych niezgodnych
z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

V. Ustalenia w zakresie wykonania zaleceń pokontrolnych zawartych w protokole
z ostatniej kontroli.

Sprawdzono wykonanie zaleceń dotyczących:

Ad. 1. Od ostatniej kontroli nie udzielano zamówień publicznych. W umowach dotyczących odpowiednio dostaw lodów i artykułów mrożonych oraz przetworów rybnych z dnia 01.09.2008 r. zawartej z Hurtownią Lodów, Mrożonek i Artykułów Spożywczych „Negresko” Sp. z o.o.
w Łomży oraz dostaw mięsa i wędlin z dnia 29.08.2008 r. zawartej z Zakładem Mięsnym Tadeusz i Łucja Oblacewicz Sp. J. w Potoczyźnie, przesłanych przez Dyrektora wraz z pismem
z dnia 02.02.2010 r. Nr ZSP III 0711/01/10 zawarto zapisy, zgodnie z którymi ZS-P zobowiązał się do sprzedaży w/w artykułów dostarczanych przez sprzedających. Według wyjaśnień Dyrektora wzory umów przedstawili sprzedający, a zapisy te zostały niezauważone podczas podpisywania umów przez Dyrektora. Jednakże sprzedaż w/w artykułów przez ZS-P nie miała miejsca i były one wykorzystywane w celu przygotowania posiłków. Zgodnie z zapewnieniem Dyrektora w najbliższym czasie umowy te (podobnie jak i inne zawarte wcześniej na dostawy artykułów do sporządzania posiłków) zostaną wypowiedziane i zorganizowany zostanie przetarg na dostawę artykułów do przygotowania posiłków.

Ad. 2. Od momentu zakończenia ostatniej kontroli nie były przyznawane premie. Specjaliście ds. księgowości w miejsce premii za prowadzenie spraw BHP został przyznany dodatek specjalny (zgodnie z pismem z dnia 02.02.2010 r. Nr ZSP III 0717/01/10).

Ad. 3. Prowadzona jest ewidencja czasu pracy Dyrektora i Wicedyrektora w zakresie listy obecności obejmującej pracę w poszczególnych dniach, także w godzinach zajęć dydaktycznych odnotowywanych w dziennikach lekcyjnych - w tym niedziele i święta, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. O swoich wyjazdach Dyrektor informował telefonicznie pracowników urzędu gminy (dzwonił akurat podczas nieobecności Wójta do Sekretarza Gminy), nie uzyskał zgody Wójta Gminy na wyjazdy.

Ad. 4. Od momentu zakończenia ostatniej kontroli godziny ponadwymiarowe przydzielane są zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ad. 5. Od momentu zakończenia ostatniej kontroli propozycje zmian w arkuszu organizacji szkoły zgłaszane są na bieżąco i wprowadzane za zgodą Wójta.

Ad. 6. Od momentu zakończenia ostatniej kontroli nie udzielano urlopów zdrowotnych.

Usunięto stwierdzone nieprawidłowości w zakresie arkusza organizacji szkoły we wskazanym
w protokole kontroli z dnia 26.01.2010 r. terminie.

VI. Zalecenia:

W terminie 7 dni od dnia podpisania niniejszego protokołu należy dostarczyć do Wójta Gminy wyjaśnienia dotyczące:

- wskazanych nieprawidłowości w sprawozdaniu Rb-28S,

- niewykorzystania przez Dyrektora i Wicedyrektora ZS-P urlopów podczas ferii zimowych.

Na tym protokół zakończono, odczytano i podpisano.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.

Jasionówka dn. 20.04.2010 r.

Podpisy:

1. /-/ Genowefa Pianka /-/ Magdalena Ewa Hryń

(Genowefa Pianka - Skarbnik Gminy) (Dyrektor ZS-P w Jasionówce)

2. /-/ Andrzej Kloza

(Andrzej Kloza - Sekretarz Gminy)

5